Le LMS (Learning Management System) au service de votre performance

Maïwenn LE BELLER est Cheffe de projet digital. Elle accompagne les entreprises dans la mise en place et le déploiement de LMS. Elle nous partage dans cet article les contours de la mise en place d’un tel outil. 

Maïwenn, pouvez-vous nous décrire ce qu’est un LMS ? 

« LMS » signifie « Learning management system”. C’est un terme un peu générique dont la couverture fonctionnelle peut varier selon les éditeurs. 

Pour moi, c’est une plateforme, un environnement où l’on va mettre à disposition des contenus pédagogiques. 

Il a 2 vocations principales : 

• Favoriser l’apprentissage 

• Aider dans la gestion administrative 

Concrètement sur son LMS, l’entreprise peut proposer un catalogue de formations, créer et/ou mettre à disposition des contenus de formations qu’elle aura développé elle-même ou auxquels elle aura souscrit, identifier les compétences nécessaires et les niveaux/degrés de maîtrise de ses compétences, avoir une visibilité entreprise, équipe ou salarié… et attribuer des rôles à ses différents collaborateurs : collaborateur, manager, formateur, tuteur, concepteur, apprenant…

Pourquoi un LMS peut-il accompagner la performance ? 

Auparavant, une compétence avait une durée de vie de 20 à 30 ans. Aujourd’hui, c’est plutôt de l’ordre de 2 à 3 ans. Les entreprises, les collaborateurs ont un besoin constant de se former à l’évolution du monde qui nous entoure, aux nouvelles technologies. 

L’objectif du LMS est de permettre d’accéder à du contenu quand l’apprenant en a besoin, en temps réel et d’avoir un pilotage des compétences plus dynamique. 

Par ailleurs, un LMS devient un outil d’aide au partage de la culture d’entreprise : il peut permettre de faciliter l’intégration, d’harmoniser les pratiques et contenus de formation, voire de proposer des modules de formations sociétaux (sensibilisation environnementale, prévention de la sédentarité, agissements sexistes…). Il est possible également de fixer et partager des axes stratégiques et des formations prioritaires. 

Un LMS exploité au minimum se rapprochera plutôt d’une bibliothèque de formation (un catalogue avec du contenu). Mais si une entreprise veut rester compétitive, attractive et retenir ses talents, un LMS permettra de diffuser une culture de la formation en interne et pourquoi pas de devenir une organisation apprenante où chacun est acteur de son apprentissage, en donnant justement les clés de cette autonomie. Il deviendra un outil servant à créer du lien, à impulser une dynamique en dehors des temps de formation formel et à développer des communautés de bonnes pratiques. 

Et plus opérationnellement ?

En industrie, l’image de la formation renvoie souvent à un rapport scolaire, avec une forme d’ennui de participer à une journée de formation. Les collaborateurs n’ont pas tous le même bagage, la même formation initiale. Selon les parcours de formation, il y a aussi des risques de différence de contenu, de niveau de détails… Un LMS peut permettre d’harmoniser ses pratiques et ses attendus et donner la possibilité à l’entreprise ou à ses collaborateurs de mieux cibler les modules qui les intéressent, d’individualiser les parcours. 

Le LMS permet aussi d’asseoir les managers dans leur rôle de pilotage des compétences. Si l’entreprise le souhaite, elle peut leur donner accès pour piloter le renouvellement des formations, des habilitations, pour mieux préparer et rendre plus pertinents les entretiens annuels et professionnels… 

Il est d’ailleurs possible de mettre en place des quizz de positionnement pour aider à définir le niveau initial pour suivre des formations qui vont pallier des manques. L’outil pourra permettre d’identifier quel niveau chaque collaborateur a pour chaque compétence et le manager pourra réfléchir aux parcours de formation à mettre en place. 

Pour les RH, le LMS permettra d’avoir une vision globale et consolidée de l’entreprise (turn over, départs en retraite…) et d’anticiper les pertes de compétences/connaissances. Le temps libéré par l’outil pourra aussi permettre d’aller plus loin dans l’analyse des pratiques, les retours d’expérience, au plus près des collaborateurs/managers….  

Enfin, il est possible aussi d’impliquer les acteurs de l’entreprise dans la création de contenu. Cela développe la force de proposition et chaque apprenant peut également devenir concepteur pédagogique. 

Si la démarche est bien organisée, bien accompagnée, bien communiquée, dans les temps un peu plus calmes de la vie de l’entreprise, le temps disponible pourra être mis à profit pour laisser les collaborateurs s’auto former et s’améliorer sur leurs pratiques. 

Quels sont les points de vigilance avant de mettre en place un LMS ?

Lors de la mise en place d’un LMS, il faut investir un temps considérable de conception/structuration de la plateforme. Ce temps est souvent sous-estimé mais cette préparation est stratégique : bien penser le projet, les avantages et inconvénients de chaque solution, définir la stratégie d’usage, les scenarios de mise en œuvre et les chaines de validation… 

Par exemple : 

• Quel est le degré de détail souhaité par l’entreprise ? 

• Quelle organisation en interne ? rôles prédéfinis, fonctionnalités, écosystème, acteurs 

• Création de contenus, participatif ? partagé ? clé en main ? 

La charge de travail est très importante pour un service RH. La mise en place d’un tel outil implique de la rigueur et il y a beaucoup de saisie à faire. Mais cela en vaut la peine ! 

Vous avez un projet de mise en place d’un LMS ? N’hésitez pas à nous contacter. 

Nous pouvons également vous accompagner à la structuration de vos besoins par la mise en place d’un diagnostic RH.