SIRH : Digitaliser et déployer ses pratiques RH

Via Industries propose des diagnostics et accompagnements RH pour aider les entreprises à consacrer du temps à leurs sujets RH : mise à plat de l’existant, identification des enjeux et opportunités de développement, accompagnement à la mise en œuvre. Cette démarche peut ainsi permettre de réinterroger ses pratiques RH et éventuellement les faire évoluer avant de les déployer dans un outil SIRH, qui sera un atout essentiel dans le pilotage de vos collaborateurs et de leurs compétences.

Il existe plusieurs modules et solutions SIRH. Un SIRH peut par exemple remplacer les dossiers papiers du personnel, permettre l’alimentation automatique d’un plan de développement des compétences lors de la saisie des entretiens annuels et/ou professionnel ou encore avoir une cartographie des compétences présentes dans la structure en temps réel. Chaque acteur pourra ainsi suivre ses données professionnelles selon les accès qui lui auront été dévolus. Davantage utilisé par les grandes entreprises, son déploiement en PME-PMI peut trouver son intérêt notamment lorsque l’entreprise est en forte croissance, en gestion multisites ou lorsqu’elle souhaite optimiser sa gestion administrative, dynamiser sa gestion des compétences et ainsi ses parcours collaborateurs.

Penser sa démarche

Les statistiques suivantes sont issues d’une étude sur la digitalisation des RH proposée par Sopra HR Sofware et L’Usine Digitale en 2017. Les principaux intérêts d’une telle mise en place concernent l’optimisation des processus RH (53%), la facilitation des collectes d’informations (44%), la simplification du contrôle et de la supervision d’informations (23%).

Cet investissement permettra de recentrer la fonction RH à des enjeux plus stratégiques :

• innover avec les pratiques RH (57%),
• analyser de façon plus pointue les données RH (53%)
• développer la transmission d’informations (53%)

Certains points de vigilance devront toutefois être gardés à l’esprit :

• un enjeu de protection des données (RGPD)
• un risque de clivage des générations/populations
• une déshumanisation des process

La mise en place d’un SIRH s’organise comme un projet à part entière, structurant pour l’entreprise.

Il implique généralement un double travail de structuration des données (définir des postes type et les strates managériales par exemple) et de définition/clarification des process RH. Il est l’occasion de se questionner sur les pratiques existantes. En effet, le fait de dématérialiser/digitaliser des outils qui ne sont déjà pas utilisés sous leur format papier ne les rendra pas plus performants. Ce projet est d’ailleurs l’occasion de pouvoir échanger avec l’ensemble des parties prenantes de l’entreprise sur leurs attentes RH.

Rédiger son cahier des charges

Il existe de multiples éditeurs et progiciels SIRH. Comme tous les outils RH, celui-ci doit pouvoir s’adapter le plus possible à la réalité de l’organisation qui souhaite le mettre en place. Le cadrage du besoin et donc le cahier des charges du SIRH doit être le plus précis possible. Chaque besoin d’entreprise est différent, il faut donc déterminer par exemple : le périmètre d’application (site, multisites, entreprise, filiale, groupe, France, international...), le nombre de collaborateurs concernés, les fonctionnalités souhaitées, la compatibilité avec les outils et logiciels déjà existants et identifier les spécificités de sa structure (organisation du travail, culture d’entreprise, process et outils existants, répartition des rôles et interfaces RH – managers – salariés). Le coût d’une solution SIRH variera ensuite selon les modules définis, le nombre de collaborateurs et la durée d’intégration en entreprise. À cela pourra s’ajouter un coût forfaitaire annuel ou un tarif mensuel par salarié, généralement dégressif. Pour aller plus loin et se projeter sur sa mise en route, l’entreprise peut se questionner sur les points suivants : quelles sont les informations que je souhaite communiquer par population ? Quelles sont les analyses que je souhaite exploiter ? Quel serait le calendrier de mise en œuvre ? Qui pilotera le SIRH lorsque celui-ci sera déployé en interne ?

La phase de déploiement

Dès l’amont du projet, il est important de communiquer en interne sur les raisons qui poussent l’entreprise à se doter d’un SIRH. Avant même le cahier des charges, il est important de solliciter les points de vue, attentes et craintes de chacun des futurs utilisateurs lors d’ateliers ou de réunions d’expression : direction, RH, managers et collaborateurs notamment. Le calendrier de déploiement doit également être pensé en amont de façon à ce que la mise en œuvre du SIRH n’intervienne pas en période de haute activité ou ne perturbe pas une campagne RH déjà en cours (période de révision des rémunérations, des entretiens annuels et/ou professionnels, remontée des besoins en formation). Il faut garder en tête que ce SIRH devra être alimenté des données déjà existantes dans l’entreprise et que cela pourra impliquer un temps administratif de préparation ou de reprise de ces informations si elles ne sont pas encore dématérialisées. Comme tout autre projet, la mise en place d’un SIRH doit s’appuyer sur une équipe dédiée avant, pendant et après. Il est généralement recommandé, lorsque c’est possible, de prévoir une phase d’expérimentation sur un périmètre plus restreint que le périmètre final. Enfin, il ne faut pas sous-estimer le besoin en accompagnement des utilisateurs finaux car la mise en œuvre de ce SIRH impliquera des changements dans le quotidien et de nouvelles habitudes à adopter. Mais il s’agit ici d’une véritable opportunité de faire des enjeux RH des enjeux partagés et accessibles par tous.

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